YouGo

TL;DR (pour les pressés)

  • Le client : Application régionale jeunes (Nice), évoluée en plateforme billetterie puis créateur d'événements.
  • Le problème : Notion déjà en place, mais construit sur templates publics. L'équipe travaillait à côté, dans ses propres systèmes informels.
  • Mon approche : Refonte de zéro pour coller aux process réels, avec migration propre des données utiles. Mandat initial en création de contenu, élargi en mission ops quand le vrai blocage est apparu.
  • Ce que ça a changé : Hub central restructuré sur quatre dimensions (dev, com/marketing, contacts/partenaires, projets/tâches). L'équipe a arrêté de subir Notion, elle a commencé à s'en servir.
  • Ce que ça prouve : La différence concrète entre Notion-templates et Notion pensé pour le process. Démonstration par l'exemple.

Contexte

YouGo, application née pour promouvoir l'écosystème jeune dans la région niçoise. Au fil de ses évolutions, l'app s'est étoffée : d'abord plateforme de billetterie, puis outil de création d'événements directement par ses utilisateurs. Une montée en complexité fonctionnelle qui a fini par déborder l'organisation interne.

Problème

Pas un problème d'outil manquant. Au contraire : Notion était déjà installé, ce qui aurait dû être un bon point de départ.
Sauf que comme beaucoup de structures qui adoptent Notion sans accompagnement ops, l'espace avait été construit sur la base de templates publics. Joli au premier regard, totalement déconnecté du quotidien. Les process imposés par les templates ne reflétaient pas la réalité des activités, les tâches importantes vivaient ailleurs (Slack, mails, têtes des collaborateurs), et l'équipe utilisait Notion en façade tout en travaillant en parallèle dans ses propres systèmes informels.
C'est l'un des classiques du mauvais usage de Notion : l'outil est en place, mais il ne sert pas, parce qu'il n'a pas été pensé pour la structure qui l'héberge. La promesse "Notion s'adapte à votre process" ne tient que si quelqu'un fait le travail d'adaptation. Sinon, c'est juste un nouveau silo qui ressemble aux autres.
Mon entrée chez YouGo s'est faite en freelance, initialement sur un mandat de création de contenu. La mission a évolué quand le vrai blocage de l'équipe est apparu : pas la production de contenu, mais l'environnement opérationnel dans lequel cette production était censée vivre.

Process

Analyse des activités réelles et de la manière dont l'équipe travaillait vraiment, par opposition à ce que les templates Notion prétendaient organiser. Cartographie des flux par expertise (dev, communication, marketing, partenariats), identification des points de friction, et constat sans appel : le Notion en place n'était pas adaptable, il fallait recommencer.
Refonte de zéro, mais avec un impératif clair : ne pas perdre les données existantes. Les contenus produits, les contacts qualifiés, l'historique de tickets restaient exploitables, c'est l'architecture qui ne tenait pas. Migration propre des données utiles vers un nouveau modèle pensé pour les process réels, et abandon des structures héritées des templates.

Solution

Un hub central restructuré autour des quatre dimensions de l'activité YouGo.
Côté dev. Système de tickets pour les bugs et les demandes utilisateurs, suivi des mises à jour de l'application, visibilité partagée sur le pipeline technique.
Côté communication et marketing. Calendrier éditorial, gestion des leviers de communication (social media, partenariats, campagnes), suivi des productions et de leur diffusion.
Côté contact et partenaires. Espace dédié aux relations externes : prospects, partenaires actifs, événements organisés, opportunités en cours.
Le socle commun. Une base de données projets et tâches qui agrège l'ensemble des activités, transverse aux quatre dimensions, qui devient la vraie source de vérité opérationnelle de l'app.

Résultat

Un espace restructuré qui colle au fonctionnement réel de l'équipe, et non plus à un template générique qui ne lui ressemblait pas. Le suivi s'est fluidifié, la collaboration entre dev, com et partenariats a gagné en lisibilité, et l'équipe a récupéré du temps quotidien parce que les outils ont arrêté de leur faire perdre cinq minutes par ci, dix par là, sur des tâches de remplissage sans valeur.
Surtout, un changement de posture vis-à-vis de Notion : avant, c'était un outil qu'on subissait. Désormais, c'est un système qui sert.