DUSENS EUROPE

TL;DR (pour les pressés)

  • Le client : Agence média multi-entités, plusieurs millions d'euros de CA, équipes éclatées sur huit outils sans liaison.
  • Le problème : Aucun système commun. Mails, Trello, Google Chat, Jira, Excel orphelin. Fonctionnel mais labyrinthe.
  • Mon approche : Six semaines de cartographie avant le moindre choix d'outil. Refonte ops modulaire en quatre lots sur six mois.
  • Ce que ça a changé : Plateforme opérationnelle complète : gestion projets, charge équipes, achats, facturation, pilotage financier, agents IA.
  • Ce que ça prouve : Capacité à passer à l'échelle entreprise et piloter un système complexe vivant. Bonus : la mission a généré ma promotion en Directrice des Opérations.

Contexte

DUSENS GROUP, agence multi-entités générant plusieurs millions d'euros de chiffre d'affaires, avec un réseau international (DUSENS EUROPE, DUSENS AFRIQUE, DUSENS IMMO, et plusieurs comptes adossés type Renault Group, EDF, Edenred, Total, Nexans, Fond pour l'art). Yona-Marie y est arrivée comme Community Manager en 2024. Été 2025, carte blanche pour refondre l'organisation. Six mois plus tard, l'espace Notion est en place et Yona-Marie devient Directrice des Opérations.
Cette case est la preuve par l'exemple : la refonte ops a généré sa propre promotion.

Problème

Une agence qui marchait, mais qui marchait dans un labyrinthe.
Certains travaillaient par mail, d'autres dans Trello, l'information critique circulait dans Google Chat, les développeurs vivaient sur Jira, et quelque part flottait un Excel dont personne ne connaissait vraiment l'auteur. Fonctionnel, oui. Mais à chaque jonction inter-équipes, un coût caché en temps, en mémoire perdue, en versions qui se baladent.
La vraie douleur n'était pas l'outil. Aucun outil seul n'aurait sauvé la situation. La douleur était l'absence d'un système commun pensé pour les besoins réels d'une agence : suivi de projets et livrables avec timesheets, gestion commerciale et facturation, annuaire clients, demandes d'achat, notes de frais, suivi de rentabilité, pilotage. Tout ce qui fait tourner une structure à plusieurs millions de chiffre d'affaires, mais éparpillé sur huit outils sans liaison.

Process

Avant même de parler d'outil, comprendre. Qui a besoin de quoi. Où l'info se perd. Où le temps se grignote. Six semaines de cartographie : entretiens, observations terrain, analyse des points de friction inter-équipes, recensement des décisions qui revenaient en boucle parce qu'aucun système ne les portait.
Ensuite seulement, le choix de Notion. Pas par préférence ni par habitude, mais parce que c'est le seul outil suffisamment personnalisable pour absorber la multiplicité des besoins d'une agence sans imposer sa propre structure. L'outil s'adapte, plutôt que l'inverse.
Construction de zéro, modulaire, en quatre lots de production étalés sur six mois : socle (architecture, gouvernance, droits), production (projets, livrables, charge), gestion (achats, facturation, finances), pilotage (PNL, prévisionnel, rentabilité).

Solution

Une plateforme opérationnelle complète, taillée pour les besoins spécifiques d'une agence multi-entités.
Point d'entrée et architecture. Page d'accueil organisée en trois blocs (Interactions, Vie d'agence, Ressources), avec pages par pôle et par personne pour regrouper les activités pertinentes à chacun. Navigation claire dès l'arrivée.
Gestion et suivi de projets. Workflow par jalon, par tag, avec templates de production structurés (kick-off, brief, répartition). Gestion de la charge des équipes par collaborateur, par pôle, par période, avec calculs automatiques d'occupation interne, client et absence.
Tâches et livrables adaptés aux expertises. Une expertise égale un workflow. Tickets pour la tech adaptés aux problématiques métier (Bug, Epic, Story, Tâche), suivi des productions créatives avec workflow de validation, assignation par collaborateur avec date cible.
Suivi des demandes d'achat. Formulaire Notion rempli par n'importe quel membre de l'équipe. La demande arrive dans la base, liée au bon projet et au bon budget, régie par un process fixe de validation interne. Plus de mails perdus, plus de devis qui dorment.
Base facturation automatisée. Devis, factures, BSR numérotés automatiquement, génération de PDF par automatisation externe, toujours liés aux projets et aux clients.
Pilotage financier intégré. Cartes sur mesure (PNL, flux de trésorerie, catégories de dépenses) enrichies de formules qui calculent les données financières clés par mois, en pondérant par les probabilités de closing et les statuts de facturation.
Agents IA intégrés. Aligner Agendas Équipes, Assistant administratif, Agent Social Media et Influence, Analyseur de Charge, Support Direction Clientèle. L'espace Notion est augmenté par des agents qui exécutent les tâches répétitives à la place des humains.

Résultat

Six mois après le lancement, l'espace est devenu la colonne vertébrale opérationnelle de l'agence. Les "il est où le kick-off ?" ont disparu. La charge équipe est lisible en temps réel. La facturation est traquée du devis au paiement sans ressaisie. Le pilotage financier se fait dans Notion, pas dans un tableur planqué sur un Drive.
Et surtout : l'espace vit. Il évolue chaque semaine avec les besoins des équipes, parce que la complexité n'est pas une contrainte, c'est une possibilité. Quand les besoins changent, l'espace change avec.
Conséquence directe pour Yona-Marie : passage du poste de Community Manager au poste de Directrice des Opérations. La refonte est devenue son meilleur argument professionnel.

Matière disponible pour la version publique

  • Post LinkedIn complet (publié, validé) qui raconte le projet en première personne
  • Carrousel PDF visuel (8 slides) montrant les modules en action avec captures floutées
  • Statistiques chiffrées : 6 mois de construction, plusieurs millions de CA pilotés, 5 modules majeurs déployés
  • Citation finale d'Alfred (l'agent IA interne) qui résume la transformation en mode storytelling

Tags pour la base

Mots-clés associés : process, documentation, multi-entités, scale, agence, pilotage financier, agent IA.